Kekuatan Ruang Rapat
Kita semua ingin pertemuan kita berjalan dengan baik. Sebagai tuan rumah, kami cenderung fokus pada agenda dan peserta. Kami ingin menambahkan struktur ke proses dan kami ingin orang yang tepat di sana untuk alasan yang tepat. Sebagai presenter di pertemuan, kami cenderung berkonsentrasi terutama pada presentasi kami. Jadi kami menyempurnakan poin kunci kami, dan mengubah visual kami. Namun, jika Anda bertanggung jawab atas sebuah rapat, kendali atas hasilnya harus menjadi yang terpenting dalam pikiran Anda.
Konsep kontrol telah direndahkan selama bertahun-tahun, tetapi masih memiliki validitas sebanyak dulu. Bahkan, kontrol mungkin lebih penting dalam masyarakat kita dengan komunikasi yang serba cepat dan lingkungan yang terus berubah. Jika konsep itu menyangkut Anda, anggap saja sebagai mengambil alih. Anggap itu sebagai tanggung jawab, kewajiban jika Anda mau, kepada peserta Anda. Bertindak sebagai kewajiban untuk memastikan bahwa mereka menerima manfaat maksimal dari menghadiri. Anda dapat mencapai banyak dari ini hanya dengan berfokus pada elemen kunci dari ruangan itu sendiri. Berikut adalah beberapa tip khusus yang akan membantu.
Tata Letak Ruangan Dengan pengalaman, dimungkinkan untuk mengukur ruangan dan "membaca" dinamika kekuatan yang kemungkinan besar akan terjadi di dalamnya. Anda dapat menentukan banyak dari ini hanya dengan mengetahui "aturan" tidak tertulis untuk siapa yang duduk di mana dalam pengaturan ruangan tertentu. Untuk menentukan psikologi ruangan, mulailah dengan melihat konfigurasi meja. Sebagian besar ruangan menggunakan salah satu dari empat tata letak dasar berikut: 1) Meja Panjang 2) Kotak Tertutup 3 Tapal Kuda atau "U" 4) Bulat
Tempat Duduk Para Pemimpin Posisi "kekuasaan" masing-masing bergantung, sebagian, pada bagaimana hal-hal berikut ini ditempatkan: Pintu, jendela, papan presentasi, lampu utama, dan telepon. Biasanya, orang dengan peringkat tertinggi akan menempati kursi yang membuat masing-masing kursi ini paling nyaman baginya. Jarak adalah pertimbangan lain. Umumnya, orang-orang berpangkat lebih rendah duduk di kursi yang ditempatkan paling dekat satu sama lain. Seringkali akan ada lebih banyak ruang meja yang dialokasikan untuk orang yang berkuasa. Hal ini sering dilakukan secara halus oleh orang yang menyiapkan buku pengarahan, pembalut, pena, gelas air atau perlengkapan lainnya. Jika Anda pernah memindahkan item Anda lebih dekat ke peserta lain - hanya untuk memperhatikannya secara halus (kadang-kadang) memindahkannya kembali ke "ruang" Anda, Anda tahu apa ini semua.
Penelitian tentang proxemics atau "zona" telah banyak berbicara tentang hal ini.
* Orang yang berkuasa akan duduk - atau harus duduk - di salah satu ujung meja panjang. Ujung mana yang akan tergantung pada semua faktor lainnya.
* Dalam pengaturan kotak tertutup, dia akan duduk di sisi yang memberikan kenyamanan paling besar.
* Dia hampir selalu duduk di tengah ujung tertutup dari konfigurasi tapal kuda atau "U".
* Pengaturan meja bundar juga memberikan posisi kekuatan, terlepas dari legenda tentang ksatria Raja Arthur. Sekali lagi, orang yang berkuasa akan secara konsisten duduk di tempat yang menurutnya paling nyaman.
Kunci keberhasilan Anda dalam mengendalikan daya atau menggunakannya untuk keuntungan Anda adalah ini: Datanglah lebih awal dan periksa semua yang ada di ruangan. Lakukan semua yang Anda bisa untuk memberikan keseimbangan yang menguntungkan Anda tanpa terlalu mencolok. Jangan biarkan ada kesempatan. Ini adalah pendekatan yang saya ambil ketika saya pergi ke fasilitas klien untuk mengadakan seminar di ruang pertemuan. Paling sering, klien mengizinkan saya untuk mengatur segalanya untuk kenyamanan saya. Namun, terkadang saya bisa berharap bahwa perubahan tertentu tidak akan bertahan pada saat para peserta berjalan melewati pintu. Cukup sering itu adalah hasil dari staf rumah tangga organisasi yang mencoba memastikan semuanya "benar". Jadi, jika Anda bisa, pastikan untuk melibatkan mereka dalam rencana Anda.
Mengontrol KontrolSetelah Anda berada di dalam ruangan, temukan sakelar lampu dan peredup. Apakah mereka memungkinkan Anda untuk tetap menerangi penonton saat Anda menggelapkan area di mana visual Anda akan muncul di layar? Apakah ada cukup cahaya untuk merekam video jika itu termasuk dalam rencana? Jika ada lampu sorot, atau jika pencahayaan di atas kepala menyilaukan, pastikan lampu itu tidak mengenai mata Anda. Sinar matahari juga bisa menjadi pengalih perhatian. Sebuah ruangan yang tadinya cerah saat langit mendung bisa tiba-tiba menjadi sangat terang saat awan berpisah. Sinar matahari juga bisa membuat ruangan menjadi terlalu panas. Cari termostat jika ruangan memilikinya. Apakah suhu diatur dengan benar? Umumnya antara 68 dan 72 nyaman untuk sebagian besar presentasi. Setiap suhu di luar kisaran itu dapat mengalihkan perhatian audiens dari pesan Anda. Terletak di sisi yang rendah, orang cenderung berpikir jernih dan bergerak bersama.
Semua gangguan membuat Anda kehilangan poin daya. Bisakah Anda mengontrol suhunya atau haruskah Anda meminta orang lain untuk menyesuaikannya untuk Anda? Jika tidak ada kontrol, bersiaplah untuk meminta kipas angin untuk ruangan yang panas dan pemanas untuk ruangan yang dingin. Mungkin perlu waktu untuk menemukan peralatan tersebut: Inilah alasan lain mengapa Anda harus memeriksa ruang rapat Anda setidaknya satu jam sebelum Anda perlu menggunakannya. Jika Anda tidak mendapatkan apa yang Anda butuhkan, mintalah kamar lain. Cari tahu apakah akan ada gangguan yang dapat didengar seperti suara yang datang dari ruangan yang berdekatan. Jangan biarkan ada kesempatan. Apakah audiens Anda akan mengalami gangguan visual seperti kolom dan pilar? Jika demikian, atur ulang ruangan, atau pindahkan presentasi Anda.
Bagaimana Pemandangannya? Apakah penyebab ruangan menawarkan peserta rapat untuk fokus pada Anda? Atau akankah pemandangan di luar jendela bersaing untuk mendapatkan perhatian mereka? Jika demikian, tutup tirai. Tidak ada tirai? Putar kursi sehingga punggung penonton menghadap ke jendela. Jika rapat cukup penting, blokir jendela dengan layar lipat. Pertimbangkan juga pintu sebagai gangguan potensial. Tutup pintunya jika Anda bisa. Orang yang lewat membuat gangguan yang tidak terduga. Jika pintu memiliki kaca jendela di dalamnya, rekatkan kertas konstruksi di atasnya. Sulit untuk bersaing dengan wajah di jendela. Jika Anda tidak dapat menutup pintu, ubah posisi kursi sehingga menghadap ke arah yang berlawanan.
Periksa Peralatan Anda Anda kehilangan "kekuatan" dengan cepat saat peralatan Anda tidak berfungsi. Jadi, periksa setiap peralatan a/v yang Anda rencanakan untuk digunakan. Apakah semua bagian ada? Apakah Anda memiliki kekuatan? Bisakah Anda meletakkan peralatan di tempat yang Anda inginkan? Apakah kabel ekstensi akan mencapai? Apakah kamu punya?kabel ekstensi? Selalu siapkan adaptor tiga cabang dan coupler tiga stopkontak. Rekatkan kabel Anda sehingga tidak ada yang tersandung dan memutuskan sambungan Anda, menjatuhkan peralatan Anda, atau melukai dirinya sendiri. Pastikan Anda memiliki bohlam proyektor cadangan. Pra-setel baki slide, overhead, kaset video, atau visual lain di mana Anda dapat menjangkaunya. Lakukan uji coba. Periksa podium. Apakah lampunya berfungsi? Apakah sudah diatur pada ketinggian yang tepat? Jika Anda menggunakan meja samping untuk handout, apakah Anda meletakkannya di tempat yang dapat Anda temukan dengan cepat? Periksa mikrofon Anda. Apakah itu bekerja? Jika bukan tanpa kabel, dapatkah Anda memindahkannya ke tempat yang Anda butuhkan? Periksa kursi dan meja. Buang semua yang rusak atau rusak. Pada kursi yang dapat disesuaikan, pastikan semua ketinggian kursi sama (kecuali jika Anda ingin menaikkan kursi Anda dan menempatkan kritik terburuk Anda jauh lebih rendah. ) Pastikan jarak antara baris dan gang akan memberikan jalan yang nyaman bagi penyandang cacat dan peserta lainnya. Bersihkan meja yang kotor dan ganti penutup meja yang sobek atau kotor. Tambahkan ke daftar ini semua yang mungkin Anda perlukan sebelum, selama, atau segera setelah presentasi Anda.
Komentar
Posting Komentar